§ 24 / § 25 planer er lovpligtige beredskabsplaner jf. Beredskabsloven for Ministerier og Styrelser (§ 24) og for Regioner og Kommuner (§ 25). Planerne er de offentlige myndigheders overordnede generelle beredskabsplan, og følges flere steder af en beredskabspolitik.

Det offentliges to vejledninger på området hedder Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning (BRS) og Retningslinjer for krisestyring (BRS). Området er med oprettelsen af Ministeriet for Samfundssikkerhed og Beredskab (MSSB) blevet ressortoverdraget til Styrelsen for Samfundssikkerhed (SAMSIK).

Actioncards er korte og præcise handlingsanvisninger for løsning af konkrete opgaver og kan f.eks. omhandle alarmering, varsling, aktivering af planlagte ressourcer, instrukser eller principskitser. Totalberedskab har lavet særlige actioncards, der understøtter din organisations krisestyring og krisekommunikation.

Beredskabsplanen er organisationens generelle overordnede beredskabsplan. Planen er rammesættende for organisationens samlede beredskabsplan, herunder den bagvedliggende lovgivningsmæssige baggrund, og organisationens plan-kompleks – altså de samlede planelementer i organisationens beredskab.

Beredskabsplanen er desuden retningssættende for organisationens krisestyring, herunder rollebaseret krisestyring, kriseteamets/-stabens roller, og hvordan og hvornår krisestaben arbejder. Planen beskriver desuden snitfladerne til andre eksterne myndigheder og samarbejdspartnere i forbindelse med større hændelser. Planen følges af en kort delplan for organisationens kriseteam/krisestab.

Beredskabsprogrammet er organisationens aktivitetsplan og styringsværktøj på beredskabsområdet. Beredskabsprogrammet skal sikre, at organisationens overordnede beredskabsmæssige prioriteringer udmøntes i konkrete aktiviteter og tiltag. Gennemførslen af Beredskabsprogrammets konkrete tiltag sikrer, at organisationens beredskab ikke blot er en papirtiger. Beredskabsprogrammet er altså jeres styringsdokument til et aktivt og opdateret beredskab.

Debriefing er en struktureret gennemgang af et forløb, som afholdes efter en øvelse, krisestyringsindsats eller kritisk hændelse. Formålet er todelt: Det sikrer dels en operationel læring (hvad skete der, og hvad kan vi gøre bedre?), dels en psykologisk opfølgning for de involverede personer.

I beredskabs- og krisestyring skelnes der typisk mellem: • Taktisk/Operationel debriefing: En faglig gennemgang af hændelsesforløbet, beslutningerne og kommunikationen med henblik på at evaluere indsatsen og opdatere beredskabsplanerne. • Psykologisk debriefing (Defusing): En samtale med fokus på deltagernes trivsel, hvor der skabes rum til at bearbejde svære oplevelser, forebygge belastningsreaktioner og sikre, at ingen står alene med indtrykkene.

Defusing er en kort, uformel og psykologisk orienteret aflastningssamtale, som afholdes hurtigt efter en voldsom, belastende eller kritisk hændelse. Formålet er at dæmpe det akutte stressniveau, forebygge psykiske efterreaktioner (som fx PTSD) og skabe tryghed. (Husk, at mennesker der har været udsat for traumatiserende hændelser ikke bør sove før tidligst 6-8 timer efter hændelsen).

Kendetegn ved defusing: • Timingen: Gennemføres typisk samme dag eller inden for de første 24 timer efter hændelsen. • Formen: En fortrolig samtale på 20–45 minutter i et trygt miljø, ofte ledet af en leder, kollegastøtte eller psykologisk rådgiver. • Fokus: At lade de berørte deltagere sætte ord på deres umiddelbare oplevelser, identificere normale stressreaktioner og sikre, at ingen går alene hjem uden en plan for det videre døgn.

Delplaner er organisationens planer for kriseteamet/-staben. Delplanen indeholder en oversigt over, hvem der er udpeget til at varetage arbejdet i kriseteamet/krisestaben. I større organisationer med flere kriseteams, findes der en delplan for hvert kriseteam/krisestab på operationelt niveau, og en plan for organisationens overordnede kriseteam/-stab.

Delplanerne indeholder desuden procedurerne for aktivering af Kriseteamet/-staben, kontaktoplysninger på medlemmerne og Kriseteamets/-stabens på forhånd udpegede mødesteder. Delplanen er således Kriseteamets ”Hvordan, Hvem og Hvor”.

Evaluering er den opsamlende proces, hvor erfaringer fra øvelser, træning og skarpe hændelser opsamles og analyseres systematisk. Formålet er at opnå læring og sikre en løbende styrkelse af organisationens beredskab.

• Evaluering af øvelser og træning: Identificerer gabet mellem den planlagte indsats og det faktiske forløb i et sikkert testmiljø. Evalueringen afdækker, om rollefordeling, procedurer og værktøjer fungerede som forventet, samt hvor der er behov for justeringer eller yderligere træning. • Evaluering af skarpe hændelser: Kortlægger det reelle kriseforløb og uddrager organisationens lærings- og fastholdelsespunkter fra håndteringen af hændelsen. Evalueringen afklarer, hvad der virkede, hvad der svigtede under pres, og hvilke uforudsete sårbarheder der opstod.

I begge tilfælde munder evalueringen ud i en konkret handlingsplan med udpegede ansvarlige for opdatering af planer, procedurer og fremtidige øvelsesaktiviteter.

Forretningskritiske funktioner er kritiske driftselementer, medarbejdere, services, computerprogrammer, leverancer og lovpligtige eller administrativt pålagte opgaver, som organisationen skal bruge, for at kunne udføre sine forretninger. Det gælder uanset hvilke hændelser eller trusler, der måtte ramme jer.

Hændelser – eller beredskabshændelser, er uønskede begivenheder med negative konsekvenser for organisationen. Hændelserne kan ramme organisationen både varslet og uvarslet. (Beredskabs)hændelser gør, at organisationen på et eller flere områder må afvige fra sin normale drift, for at imødegå trusler mod sine kritiske funktioner. Hændelser kan med fordel deles ind i tre niveauer:

• Hverdagshændelser: Er hændelser der forekommer så forholdsvis ofte, at vores daglige rutiner, viden, budget, færdigheder og mandat bør være parat til at håndtere dem. Hverdagshændelserne er dem der dimensionerer hvad man kunne kalde hverdagens beredskab. Hverdagshændelser kan håndteres med afdelingens almindelige ressourcer, hvis de sættes målrettet ind i opgaven, og ledelsesmæssigt kan de håndteres på et udvidet afdelingsmøde. • Større hændelser: Forekommer relativt sjældent, men er realistiske hændelser at planlægge for. Hændelser i den størrelse ses på fagområdet med mellemrum, men er ikke nødvendigvis sket hos jer før. Større hændelser har større konsekvens for personer, miljø, værdier, jeres stakeholders eller for samfundet generelt. Der findes kun begrænsede data og evidens for håndtering af forskellige større hændelser, hvorfor der her anvendes scenarieanalyser som baggrund for planlægningen for håndteringen af dem. Større hændelser kræver ressourcer ud over de almindelige. Hændelseshåndteringen og genoprettelsen ledes af kriseteamet/-staben (i store organisationer af et kriseteam/-stab på operationelt niveau). • Ekstraordinære hændelser: Kan have meget vidtgående konsekvenser for organisationen, andre afhængige organisationer eller for samfundet generelt. Ekstraordinære hændelser kræver ekstraordinære ressourcer at håndtere og ledes derfor altid på strategisk niveau. Det betyder ikke at hændelserne håndteres af strategisk niveau, men at det strategiske niveau tilvejebringer de ekstra ressourcer, det kræver at håndtere hændelsen, at de sætter retning for opgaveløsningerne og at de prioriterer ressourcerne mellem forskellige opgaver. Ekstraordinære hændelser kræver ofte koordinering mellem mange aktører og fagområder og de kræver en høj grad af koordineret krisekommunikation. Ekstraordinære hændelser er så store og forekommer så sjældent, at planlægningen for håndtering af dem primært består af den almindelige beredskabsplanlægning samt på forhånd indgåede samarbejdsaftaler og ved at have opbygget en veltrænet og velstruktureret kriseledelse i organisationen.

Indsatsplaner er konkrete handlingsfremmende planer, der er rettet mod skadesbegrænsning og den akutte håndtering af konkrete hændelser/hændelsestyper. En indsatsplan kan aktiveres af Kriseteamet/-staben, men aktiveres ofte af medarbejderen på gulvet når en hændelse indtræffer. Der opsættes i indsatsplanen en hændelsesbeskrivelse og eventuelle tærskelværdier, som parametre for hvornår indsatsplanen eller dele af den må iværksættes. Planen delegerer på den baggrund mandat nedad i virksomheden til at iværksætte skadesforebyggende eller mitigerende tiltag, så de der erkender hændelsen først, har mulighed for at handle hurtigt og kvalificeret. Kriseteamet/-staben kan så efterfølgende følge op på de akut iværksatte tiltag og kvalificere opgaveløsningen, når de er trådt sammen.

Indsatsplanerne kan også bruges som hjælpeværktøjer under konkrete opgaveløsninger – særligt i den indledende fase. Indsatsplanerne skal give korte, specifikke anvisninger vedrørende ”Hvem gør hvad, hvor, hvornår og hvordan” i den givne situation. Indsatsplaner og kontinuitetsplaner følger ofte samme struktur.

Kontinuitetsplaner er planer for nøddrift af på forhånd identificerede og prioriterede forretningskritiske funktioner. Målet er at planen skal holde forretningen kørende til en ny normalsituation er blevet genoprettet.

Kriseteamet / Krisestaben er organisationens kriseledelsesorgan. Kriseteamet/-staben kan fx arbejde ud fra principperne i den rollebaserede krisestyring, og har bl.a. ansvar for at prioritere ressourcer, identificere, iværksætte og følge op på operationelle løsninger af konkrete opgaver og tiltag, varetage alle berørtes interesser og at varetage den nødvendige krisekommunikation.

Lokal beredskabsstab (LBS) er en tværfaglig beredskabsstab, politiet i hver enkelt politikreds kan aktivere. I forbindelse med beredskabsindsatser fungerer LBS’en som et samarbejdsforum for koordinering af samfundets indsats og ressourcer på tværs af sektorerne. Den lokale beredskabsstab består af Politiet (for sektor politi og som koordinerende leder), Brand og redningsberedskabet, regionens sundhedsberedskab, Forsvaret, Beredskabsstyrelsen og kommunerne. Private virksomheder, rådgivere og andre myndigheder kan indkaldes som ad hoc medlemmer af staben efter behov.

LBS-samarbejdet deles i en strategisk beredskabsstab (LBS-S) og en operationel lokal beredskabsstab (LBS-O). LBS-S udstikker den strategiske retning for opgaveløsningen, skaffer om nødvendigt yderligere ressourcer og prioriterer ressourcer mellem flere sideløbende opgaver. LBS-O forestår planlægning, iværksættelse og opfølgning på LBS’ens opgaveløsninger.

NOST (National Operativ Stab) er Danmarks øverste krisestyringsorgan, hvis mål det er at sikre et samarbejde på tværs af myndigheder. Staben træder sammen ved større nationale kriser, katastrofer eller komplekse beredskabshændelser for at sikre koordinering, overblik og fælles situationsbillede mellem politiet, Beredskabsstyrelsen, Sundhedsstyrelsen, Forsvaret og mange andre relevante myndigheder. NOST’en ledes af Rigspolitiet, der har det koordinerende ansvar under kriser i Danmark.

Plan-komplekset er organisationens samlede beredskabsmaterialer samt hierarkiet og relationen mellem alle organisationens beredskabsplaner, herunder beredskabsplanen, forebyggelsesplaner, kontinuitetsplaner og indsatsplaner samt actioncards.

Risiko defineres som produktet af sandsynligheden for at en hændelse indtræffer og konsekvensen af at hændelsen indtræffer: Sandsynlighed × Konsekvens = Risiko.

Risiko- og Sårbarhedsanalyse (ROS) er en systematisk analyse af de hændelser, der kan ramme organisationen, og af hvor sårbar organisationen er, hvis den bliver ramt. Analysen kortlægger truslerne mod virksomheden (trusselsbilledet), sandsynligheden for, at kritiske hændelser rammer (fx cyberangreb, oversvømmelse eller strømsvigt), og niveauet af konsekvenser, når organisationen rammes af en specifik hændelsestype. Sluttelig vurderes, hvor sårbar organisationen er, ud fra hvilke tiltag der er sat i værk for at styrke robustheden.

ROS-analysen udgør det faglige fundament for at prioritere forebyggelse, udarbejde indsats- og kontinuitetsplaner, og er derfor yderst nødvendig at lægge en del kræfter i, hvis man ønsker et reelt beredskab.

Robusthed defineres som evnen til at opretholde og/eller genoprette organisationens drift under større- og ekstraordinære hændelser, og at kunne opretholde driften og eventuel nøddrift over tid. Det er dermed evnen til at modstå, begrænse og afhjælpe konsekvenser af hændelser.

Rollebaseret krisestyring tager udgangspunkt i, at der under alle kriser er nogle faste interesser der skal varetages, for at man kommer godt gennem krisen. De faste områder der altid kalder på fokus i krisesituationer repræsenteres ved konkrete ansvarlige personer – Kriseteamets/-stabens faste medlemmer. Særlig viden og fokusområder repræsenteres efter behov i Kriseteamet/-staben via ad hoc medlemmer. Kontakt mellem beredskabsorganisationer kan ske gennem forbindelsesofficerer, der udveksles mellem organisationers kriseteams/krisestabe.

Sektoransvar betyder, at de der har ansvaret for noget i hverdagen, også har ansvaret for det under en krise. Har virksomheden samfundsvigtige opgaver i hverdagen, må den også forventes at kunne løfte opgaverne under større- og ekstraordinære hændelser. Princippet kan med fordel bruges internt i virksomheden.

Sektorplaner er administrative planer for beredskabet for et særligt område. Som oftest er planerne lovgivne planer (ex. Sundhedsberedskabsplanen & Strandrensningsplanen), og beskriver den samlede plan for det konkrete sektoransvarsområde eller -funktion. Der vil kunne forekomme dele i planerne, der er af taktisk karakter, som dog i videst muligt omfang bør fremgå af indsatsplanerne.

Skabeloner, lister, fakta-ark og andre dokumenter der understøtter krisestyringen. Det kan være prælavede logføringsark, huskelister, telefonlister og minutrapporter, men også videns-ark om f.eks. olietyper, arbejdsprocedurer, en højvandskalender og andre typer af ledelsesunderstøttende materiale.

Sårbarheder er de steder i organisationen, hvor en hændelse forholdsvist let kan forårsage skade, idet der måske er en manglende eller reduceret evne til at modstå, begrænse og afhjælpe uønskede hændelser og deres konsekvenser. Sårbarhederne kan minimeres ved at organisationen iværksætter forebyggelse på området, laver indsats- og kontinuitetsplaner for at opretholde de sårbare forretningskritiske funktioner og ved at organisationen har et velfungerende, trænet og øvet kriseteam/-stab.

Totalberedskab betegner samfundets samlede, tværgående kapacitet og indsats for at forebygge, modstå og håndtere større kriser, katastrofer, hybride trusler eller krig. Begrebet dækker over, at samfundssikkerhed ikke kun varetages af det klassiske redningsberedskab eller Forsvaret, men bygger på et forpligtende samarbejde mellem stat, regioner, kommuner, erhvervsliv, civilsamfund og den enkelte borger (all of society).

Formålet med totalberedskabet er at opretholde samfundets vitale funktioner (såsom vand- og elforsyning, sundhedsvæsen, telekommunikation og betalingssystemer) samt sikre befolkningens tryghed og overlevelse – selv under langvarige og alvorlige forstyrrelser.

Når vi hos Totalberedskab ApS hjælper med at lave et Dit Totalberedskab, sikrer vi at I kommer til at udfylde jeres plads i Danmarks samlede totalberedskab. Vi hjælper jer fra den indledende rådgivning om jeres beredskabsbehov, lovgivning og faserne i at udarbejde Dit Totalberedskab, til de færdige planer er afprøvede og evaluerede. Totalberedskab kommer gerne tilbage og tryktester jeres beredskab med regelmæssige øvelser, ligesom vi udfører uvildige evalueringer af både øvelser og skarpe hændelser.

Trusler betegner de faktorer eller hændelser, der kan forvolde skade på samfundet, en organisation, infrastruktur eller mennesker. De opdeles typisk i naturskabte (fx stormflod), utilsigtede (fx strømsvigt) og tilsigtede trusler (fx cyberangreb eller sabotage). Sammen med organisationens sårbarhed udgør truslen grundlaget for at beregne den samlede risiko.

Øvelser og træning er den strukturerede proces, der sikrer, at en organisation ikke blot har skriftlige beredskabsplaner, men også evner at omsætte dem til effektiv handling i en krisesituation. Formålet er at opbygge fortrolighed med roller og nødprocedurer, afdække huller i planerne og styrke den samlede opgaveløsning og beslutningsevne.

For at opbygge et robust beredskab arbejdes der typisk med en tretrinsmodel, der bevæger sig fra teori til praksis: • Oplæg (Viden): Sætter fokus på den teoretiske forståelse. Deltagerne præsenteres for beredskabsplanens opbygning, rollefordeling, rollernes indhold, arbejdsformer, retningslinjer og scenarier (fx via seminarer eller undervisning). Målet er at skabe en fælles faglig referenceramme, så alle ved, hvorfor og hvordan krisestyringen er organiseret. • Træning (Færdigheder): Fokuserer på praktisk indøvelse af specifikke opgaver og procedurer. Deltagerne afprøver konkrete værktøjer og arbejdsgange i et trygt miljø. Målet er at opbygge teknisk rutine og sikkerhed i opgaveløsningen. • Øvelser (Kompetencer): Tester organisationens evne til at handle under realistiske og dynamiske forhold. Her bringes viden og færdigheder i spil under tidspres, usikkerhed og forstyrrelser. Målet er at afprøve samarbejde, kriseledelse og beslutningstagning i praksis samt at trykprøve, om planerne fungerer efter hensigten.